Бюджет - это широко используемый рабочий инструмент управления. Бюджетная учетная система позволяет аккумулировать и анализировать различную информацию необходимую для реализации управленческих функций. Является механизмом для подробного анализа использования ресурсов предприятия, уровня себестоимости продукта, достижения поставленных целей.

Новые тенденции в менеджменте сводятся к уходу от формирования традиционного бюджета преследующего сугубо финансовые цели к формированию сбалансированной системы показателей как в физическом так и денежном эквиваленте. Подробная детализация бизнес-процессов раскрывающая их до уровня отдельных индивидов или элементарных операций способствует понять видение различных сторон и описать их. Такой подход с одной стороны организует систематическое давление на себестоимость, с другой стороны, выявляет дает ли каждый бизнес-процесс добавленную ценность для бизнеса в целом. Как правило, несколько исключенных бизнес-процессов не дающих добавленную ценность приводит к снижению себестоимости, ускорению оборачиваемости оборотных средств. Анализ организации циклов бизнес-процессов по принципу «точно-время» позволяет снизить объемы запасов. Сбор информации о причинах возникновения брака или некондиционной продукции выявляет проблемы связанные с обучением персонала, несвоевременном обслуживании оборудования и т.д. На основе систематического сопоставления данных организуется система оперативного менеджмента на всех уровнях производства.

На первый взгляд схематичность составления и анализа бюджета является процессом выверенным и описанным в большом объеме специальной литературы, и не представляет каких либо сложностей при его внедрении. Но это только на первый взгляд, каждое предприятие по своему индивидуально . Технологические процессы, ограниченные ресурсы, мотивация достижения целей и т.д. у каждого обладают своей спецификой и не позволяют действовать по шаблону. Поэтому процесс внедрения системы бюджетирования для каждого предприятия уникален. И требует различных временных и материальных затрат.

Функции бюджетных систем:

1. Планирование деятельности предприятия.
2. Формирование множества целей предприятия.(Уровень прибыли, ликвидность предприятия, расширение производства, сбыта и т.д.)
3. Формирование мотивации деятельности менеджеров и сотрудников структурных подразделений.
4. Информирование менеджеров о роли и ответственности управляемого ими подразделения в планируемой программе в целом.
5. Просчет различных вариантов бюджетов.
6. Оптимистичный, реалистичный, пессимистический.
7. Мониторинг исполнения бюджетов и процессов.
8. Выявление отклонений фактических результатов от планируемых. Оценка их влияния на целевые показатели.
9. Анализ и выводы о исполнении бюджета.
10. Перечисленные функции бюджетных систем позволяют минимизировать ошибки практического менеджмента. Оперативно управлять, координировать деятельность структурных подразделений, гармонично распределять ресурсы, мотивировать персонал. Оценивать на коротких промежутках времени эффективность работы выделенных центров ответственности.

Основная бюджетная система может иметь неограниченное количество форм. Основной бюджет скоординирован по всем подразделениям и представляет собой план работы по предприятию в целом . Он состоит из двух видов бюджетов операционных и бюджетов финансовых.

Операционные бюджеты отображают все операции производства запланированные на период . Часто некоторые из операционных бюджетов первоначально составляются в натуральных единицах с последующей трансформацией в цифры. На основе информации операционных бюджетов формируются финансовые бюджеты. Финансовые бюджеты отражают финансовое положение предприятия, прогнозируют прибыли или убытки. Также к финансовым бюджетам относят инвестиционный бюджет и бюджет денежных средств.

Процесс внедрения системы бюджетирования состоит из нескольких этапов:

ПЕРВЫЙ. Составление бюджета.
Определение политики развития предприятия.
Определение факторов ограничивающих ПХД.
Операционная подготовка альбома бюджетных форм, их наполнение. Снизу-вверх.
Объединение операционных бюджетов в один после обсуждения деталей и показателей руководителями высшего звена менеджмента с нижестоящими руководителями сверху-вниз.
Составление и утверждение руководством предприятия основного бюджета.
ВТОРОЙ. Систематический сбор управленческой информации.
Исследование административных ресурсов.
Разработка регламента сбора информации.
Непосредственная организация наполнения текущих форм в режиме онлайн.
Техническое задание для автоматизации бюджетного процесса.
ТРЕТИЙ. Анализ полученных результатов.
Каждый этап из перечисленных, может быть реализован отдельно по желанию заказчика. Предприятиям с хорошо выстроенным вертикальным управлением, как правило, достаточно пройти с нашими специалистами первый этап. Этого будет достаточно. Что бы запустить бюджетную систему в целом.

Но при этом комплексный подход к реализации запуска системы бюджетирования дает более прогнозируемый эффект. Сопровождение процесса на всех этапах ,подразумевает сотрудничество продолжительное время, т.е персонал предприятия воспринимает как серьезный, долгосрочный проект, а не сиюминутную прихоть руководства, о которой через месяц забудут. И относятся более ответственно к поставленной задаче бюджетирования.

Очень важна психологическая готовность персонала предприятия к новым условиям деятельности, это залог успеха внедрения и эксплуатации бюджетной системы.

В заключении хочется отметить еще один важный момент. Бюджет это живой инструмент управления предприятием , поэтому он не столько обязывает выполнить план любой ценой. Сколько дает информацию для адекватного представления бизнес-процессов, анализа взаимосвязей принимаемых решений и целевых результатов.